Pengelolaan Administrasi dan keuangan Gudep

1.   Administrasi

Gudep sebagai pusat gerak dan wadah pembinaan pramuka perlu adanya dukungan administrasi secara tertib namun sederhana.

Agar pelaksanaan administrasi dapat teratur, tertib dan berkesinambungan diperlukan buku-buku catatan sebagai berikut:

a.      Buku catatan pribadi pesertadidik

Buku tersebut dipegang oleh Ketua Gudep dan harus selalu dimutahirkan.  Buku catatan pribadi berisi:

1)     Nama Lengkap, nama kecil/nama panggilan.

2)     Tempat dan tanggal lahir.

3)     Agama.

4)     Tanggal masuk mejadi anggota Gerakan Pramuka.

5)     Sifat baik yang perlu dikembangkan.

6)     Sifat kurang baik yang perlu dikurangi/dihilangkan.

7)     Kepemimpinan yang pernah dialami/diikuti.

8)     Peristiwa-peristiwa penting selama menjadi pesertadidik (sebutkan peristiwa penting, tanggal dan tempatnya, misalnya: dilantik menjadi Siaga, Siaga Mula, Bantu, Tata, Garuda, naik Golongan Penggalang, dilantik menjadi Penggalang, Ramu, Rakit, Terap, Garuda dan seterusnya).

9)     Observasi terhadap pribadi anggota (kecerdasan, gotong royong, disiplin, kegembiraan, suka menolong/membantu, loyalitas, kejujuran, inisiatif, kepribadian/mentalitas, kreatifitas, pengabdian dan sebagainya).

10) Kegiatan kepramukaan atau kegiatan lain yang pernah diikuti

11) Penyakit/ganggunan kesehatan yang pernah dan atau diderita

12) Mutasi anggota, dan sebagainya.

b.      Buku registrasi pesertadidik berisi:

1)     Nama Lengkap, jenis kelamin (putra/putri).

2)     Tempat dan tanggal lahir.

3)     Agama.

4)     Nama Orang tua/Wali.

5)     Pekerjaan Orang tua/Wali.

6)     Alamat rumah.

7)     Anak ke….., dari jumlah saudara putra/putri … orang.

8)     Golongan darah.

9)     Sekolah.

10) Bakat dan hobby.

11) Hal-hal yang perlu diperhatikan (kebiasaan, kesehatan, bahasa yang dikuasai dan lain-lain).

12) Pengalaman dalam kepramukaan.

13) Bagi pesertadidik penyandang cacat perlu dimasukkan jenis kecacatannya.

14) Lain-lain.

c.  Buku registrasi Pembina dan anggota Mabi, berisi:

1)     Nama

2)     Alamat dan nomor telpon.

3)     Tempat dan tanggal lahir.

4)     Jabatan dalam masyarakat/pemerintahan dan jabatan dalam Mabi/Gudep.

5)     Agama.

6)     Status Perkawinan.

7)     Nomor dan tanggal sertifikat/ijazah kursus-kursus yang pernah diikuti; KMD, KML, KPD dan KPL.

8)     Pendidikan formal.

d.  Catatan/notulen rapat/risalah rapat:

1)     Catatan/notulen rapat dengan Pembina Gudep, berisi permasalahan gudep, progja dan sebagainya.

2)     Catatan/notulen rapat dengan Dewan Kehormatan Gudep, berisi permasalahan yang dibahas dan keputusan terakhir rapat untuk bahan evaluasi.

3)     Catatan/notulen rapat dengan Mabigus, setiap pertemuan harus dicatat dan dicek hasil-hasil rapat sebelumnya.

4)     Log book (buku catatan) merupakan catatan peristiwa-peristiwa penting di dalam gudep, setiap kegiatan dan pengambilan keputusan yang penting harus tercatat pada buku tersebut.  (Log Book berisi: catatan waktu, peristiwa, ilustrasi, gambar, tempelan/guntingan berita dan sebagainya).

Pencatatan diupayakan singkat, jelas, lengkap dan mutahir.

e.  Buku Inventaris

Buku Inventaris merupakan buku catatan sarana pendukung yang berisi catatan alat-alat, peralatan atau perlengkapan yang meliputi:

1)     Nama benda/alat/perlengkapan.

2)     Jumlah masing-masing perlengkapan.

3)     Kondisi masing-masing perlengkapan.

4)     Asal usul barang tersebut.

Hal itu penting untuk pemeliharaan dan pengorganisasian secara terus-menerus, sehingga membantu mempermudah ketika akan mengadakan kegiatan dan mempermudah pemeliharaannya.  Mengingat hal tersebut sering dilalaikan, maka hendaknya dijadikan tradisi oleh gudep/pembina/regu untuk melaksanakan pencatatan tersebut secara teratur, teliti dan berkesinambungan.

f.   Buku agenda, verbal dan expedisi surat menyurat.

Semua surat-surat, baik yang diterima maupun yang dikirimkan harus dicatat dengan teliti.  Arsip surat-surat harus diatur dalam tata naskah (berkas) dan setiap tahun diadakan penilaian dan pemilahan.

g.  Buku Acara Kegiatan

Setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh gudep maupun satuan harus dicatat dengan baik, hal itu akan sangat berguna untuk bahan referensi bagi kegiatan yang akan datang.

h.  Formulir untuk pelaksanaan kegiatan administrasi yang selalu berulang dan sama, sebaiknya untuk efisiensi dibuat formulirnya, misalnya:

1)     Formulir peminjaman alat/perlengkapan.

2)     Formulir laporan kekuatan.jumlah anggota.

3)     Formulir permintaan ijin, dan sebagainya.

i.   Pencatatan tentang pelaksanaan pelatihan (Program Kegiatan)

Berisikan sasaran setiap kegiatan yang dicapai oleh anggota yang merupakan bahan evaluasi sejauh mana berbagai sasaran-sasaran kegiatan telah dicapai.  Salah satu hal yang menarik bagi anggota adalah bila mereka dapat mencapai sasaran, karena berarti ada kemajuan pribadinya.  Setiap satuan harus memiliki catatan tersebut untuk mengukur keberhasilannya.

j.        Buku Program

Buku tersebut sangat penting untuk merencanakan dan mengoperasikan program agar dapat sukses, susunlah program secara detail, tulis dan catat.  Hal tersebut berguna pula untuk dipelajari guna pengembangan di masa depan.

k.      Administrasi dana dan keuangan satuan.

Satuan diijinkan untuk mendapatkan dana dari gudep, Mabi, orangtua pesertadidik dan sponsor lain melalui gudep untuk kepentingan operasional satuan.  Dana tersebut dicatat secara lengkap, kwitansi-kwaitansi dan tanda terima/pengeluaran uang harus tertib, lengkap dan dapat di cek sewaktu-waktu bila diperlukan.

l.        Buku catatan pribadi setiap pembina:

Untuk mengembangkan anggota/pesertadidik secara individu tidak cukup hanya dengan mengandalkan ingatan untuk mengetahui kemajuan individu anggota tersebut.  Oleh karena itu, setiap pembina perlu memiliki buku catatan pribadi, dan perlu mencatat informasi yang berkaitan dengan kemajuan yang dicapai

2.     Administrasi Keuangan

Untuk menjamin agar keuangan gudep terorganisasikan dengan baik, ketentuan dan prosedur keuangan harus dilaksanakan secara ketat (disiplin).

Prosedurnya adalah:

1)     Semua penerimaan/pendapatan dimasukkan dalam rekening bank segera (pada kesempatan pertama).

2)     Semua uang tersimpan dalam bank, hanya ada uang tunai pada kas kecil.

3)     Semua dana melalui bank, pengambilan uang harus atas persetujuan Ketua Gudep yang ditandatangani sedikitnya oleh 2 orang anggota Pembina Gudep yang telah ditentukan.

4)     Tanda terima atau kwitansi harus dibuat rangkap 2 (dua), pada setiap penerimaan/pengeluaran uang ditulis jumlah uangnya dan tanda terima atau kwitansi pembayaran harus disimpan.

5)     Setiap Satuan, Ketua Gudep dan Mabi, boleh mengelola sendiri uang di bank (bank account).

Untuk satuan diatur sebagai berikut:

a)     Perindukan oleh Pembina Perindukan.

b)     Pasukan Penggalang oleh Dewan Penggalang.

c)     Ambalan Penegak oleh Dewan Ambalan.

d)     Racana Pandega oleh Dewan Racana.

Ketua Gudep harus mengawasi dan memeriksa apakah ketentuan administrasi dan prosedur dilaksanakan dengan baik dan benar.

6)     Pemeriksaan

Setiap akhir tahun diperlukan adanya pemeriksaan keuangan meliputi semua pengoperasian dana di gudep maupun satuan dan di audit oleh Badan Pemeriksa Keuangan Gudep bila dianggap perlu dibantu auditor yang independen.

7)     Usaha Dana (Fundrising)

Dalam usaha dana perlu ada penjelasan bahwa Gerakan Pramuka memerlukan dukungan bantuan untuk pelaksanaan kegiatannya. Caranya dengan melakukan pendekatan kepada orang yang akan diminta bantuan dana tersebut yang dilakukan dengan sebaik-baiknya.

Usaha dana bukanlah suatu pelatihan untuk meminta-minta.

Beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam usaha dana:

a)     Cari identifikasi sumber-sumber dana.

b)     Pastikan bahwa alasan untuk memerlukan dana tambahan cukup kuat.  Ingat bahwa orang merespon kebutuhan yang nyata.  Kemukakan sejarah tentang keberhasilan Gerakan Pramuka dan harus mampu menunjukkan bahwa dana yang dikumpulkan akan sangat berguna untuk menambah peralatan dan melaksanakan kegiatan yang lebih banyak, misalnya untuk mengikuti jambore, lomba tingkat, dan kegiatan-kegiatan lain di tingkat kwartir.

c)     Pengumpulan dana

Semua usaha dana harus dengan meminta, yang penting adalah siapa yang akan meminta dan bagaimana cara yang baik untuk meminta, tergantung dengan siapa yang akan dimintai.

d)     Ucapan terima kasih

Proses yang terpenting pada usaha dana adalah ucapan terima kasih setelah menerima dana dan menyampaikan informasi tentang penggunaannya.

n.      Laporan Keuangan bulanan

1)     Bendahara membuat laporan bulanan kepada Ketua Gudep pada setiap akhir bulan.

2)     Harus diingat bahwa uang yang dikelola oleh gudep haruslah uang yang jelas dan halal.

3. Penghasilan dan Iuran

Penghasilan Gudep diperoleh dari:

a)     Iuran anggota yang besarnya ditentukan oleh Mugus.

b)     Bantuan dari Pemerintah.

c)     Bantuan dari masyarakat yang tidak mengikat.

d)     Lain-lain sumber yang tidak bertentangan dengan Perundang-undangan Negara, Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.

      Pelaksanaan iuran :

a)     Para Pramuka, Pembina Pramuka, dan anggota Mabigus wajib membayar iuran bulanan kepada gudepnya, sesuai peraturan yang berlaku.

b)     Gudep wajib membayar iuran bulanan kepada Kwarran

Sumber:pramukanet.org